Leistungsbeschreibung SU24 Version 2.0

Diese Leistungsbeschreibung konkretisiert den Funktionsumfang der von der Addelivery Group Ltd unter dem Produktnamen SU24 betriebenen SaaS-Plattform. Sie ist Anlage zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und wird insbesondere zur Konkretisierung von § 3 AGB zwischen Anbieter und Kunde herangezogen.

SU24 unterstützt Unternehmen bei der Organisation, Durchführung und Dokumentation gesetzlich vorgeschriebener Unterweisungen (insbesondere § 12 ArbSchG, § 4 DGUV Vorschrift 1) sowie bei der Verwaltung arbeitsschutzrelevanter Nachweise. Die Plattform ist als SaaS-Lösung ausgelegt; sie wird ausschließlich über das Internet bereitgestellt und erfordert kundenseitig keine eigene Hardware oder Software-Installation.

Die Plattform ersetzt nicht die fachliche oder rechtliche Pflicht des Arbeitgebers zur Auswahl, Durchführung und Dokumentation von Unterweisungen. Sie stellt ausschließlich technische und organisatorische Werkzeuge bereit; die fachliche Verantwortung bleibt beim Kunden (vgl. § 9 AGB).

SU24 ist eine in der Cloud betriebene, mandantenfähige Mehrkomponentenlösung. Die wesentlichen technischen Bausteine:

Die nachfolgenden Funktionen beschreiben den Standardleistungsumfang der Plattform. Welche Funktionen für den jeweiligen Kunden konkret freigeschaltet werden, ergibt sich aus dem individuellen Angebot bzw. dem gebuchten Tarif. Nicht ausdrücklich vereinbarte Funktionen sind nicht Vertragsbestandteil (vgl. § 3 Abs. 3 AGB).

Der Kunde kann über das Admin-Dashboard Geschäftsbereiche, Standorte und einzelne Mitarbeiter anlegen, ändern, deaktivieren und löschen. Für jeden Mitarbeiter werden geführt:

• Vor- und Nachname, optional Personalnummer
• E-Mail-Adresse (zugleich Zugang zur Lernplattform), optional Mobilnummer
• Tätigkeitsprofil bzw. Arbeitsplatz (z. B. Bürotätigkeit, Lager, Höhenarbeit)
• Bevorzugte Sprache der Lerninhalte (sofern verfügbar)
• Status (aktiv, deaktiviert), Eintritts- und Austrittsdatum
• Zuordnung zu Geschäftsbereich und Standort

Beim Anlegen eines Mitarbeiters werden auf Grundlage des Tätigkeitsprofils die erforderlichen Pflichtkurse vorgeschlagen und zugewiesen. Der Kunde kann die Auswahl jederzeit anpassen. Rollen: Mandanten-Administrator, Unterweiser (eingeschränkte Rolle für praktische Unterweisungen), Lernender.

Die Plattform unterscheidet Standardkurse (vorbereitete Inhalte des Anbieters) und Individualkurse (auf Kundenwunsch erstellt oder eingespielt). Beide Kursarten können in eine Tätigkeitsmatrix eingebunden werden, die regelt, welche Kurse welcher Tätigkeit zugewiesen werden.

• Anzeige aller verfügbaren Kurse je Mandant
• Zuweisung einzelner Kurse zu Mitarbeitern oder ganzen Tätigkeitsgruppen
• Wiederholungsintervalle je Kurs (z. B. 12 oder 36 Monate) mit automatischer Neuzuweisung nach Ablauf (Wiederholungszyklen)
• Hinterlegung von Mindestlaufzeiten und Lernerfolgskontrollen pro Kurs
• Versionierung der Kursinhalte; abgeschlossene Nachweise bleiben der unterwiesenen Inhaltsversion zugeordnet
• Mehrsprachige Kursinhalte (derzeit u. a. Deutsch, Englisch, Türkisch, Polnisch), sofern für den jeweiligen Kurs verfügbar

Die Lernplattform protokolliert pro Mitarbeiter und Kurs Fortschritt, Abschlusszeitpunkt und Ergebnis der Lernerfolgskontrolle. Diese Daten werden in die SU24-Datenbank synchronisiert. Geführt werden u. a.:

• Fortschritt in Prozent, absolvierte Lektionen, Bearbeitungsdauer
• Zeitstempel der letzten Aktivität und der letzten Synchronisation
• Abschlussdatum, Gültigkeitsdauer, nächste Fälligkeit
• Ergebnis der Lernerfolgskontrolle
• Unterweisungsnachweis / Zertifikat als PDF

Nach systemseitig erfasstem Kursabschluss wird automatisiert ein Unterweisungsnachweis erzeugt und unveränderbar archiviert. Eine Bestätigung über Verstehen oder Eignung des Mitarbeiters ist damit ausdrücklich nicht verbunden (vgl. § 10 AGB).

Ergänzend zur Theorie-Unterweisung stellt die Plattform ein Modul zur Dokumentation der praktischen Unterweisung vor Ort bereit:

• Digitaler Unterweisungsbogen je Tätigkeit/Arbeitsplatz mit vorbereiteten Praxis-Textbausteinen, die der Kunde anpassen kann
• Durchführung durch einen Unterweiser des Kunden (Vorgesetzter, Fachkraft für Arbeitssicherheit) auf dessen Gerät (Tablet, Smartphone)
• Bestätigung durch den Mitarbeiter mittels einfacher elektronischer Signatur auf dem Gerät des Unterweisers; Speicherung mit Zeitstempel, Geräteinformationen und Zuordnung zum Unterweiser
• Optionale Fotodokumentation des Arbeitsplatzes bzw. der Arbeitsmittel (Metadaten werden entfernt)
• Unveränderbare Ablage des Praxisnachweises und Verknüpfung mit dem Theorie-Nachweis

Der Kunde bleibt für die fachliche Durchführung der praktischen Unterweisung sowie für die Zulässigkeit von Fotoaufnahmen verantwortlich (vgl. § 9 AGB, § 9 AVV).

Der Gefährdungsbeurteilungs-Assistent unterstützt den Kunden bei der Erstellung von Entwürfen für Gefährdungsbeurteilungen je Tätigkeit oder Arbeitsplatz auf Basis von Vorlagen und den Angaben des Kunden. Entwürfe werden KI-gestützt erzeugt (vgl. § 3 Abs. 6 AGB).

• Vorlagen für typische Tätigkeiten und Branchen
• Bearbeitung, Ergänzung und Freigabe durch den Kunden; Versionierung freigegebener Fassungen
• Ableitung von Praxis-Textbausteinen für die arbeitsplatzbezogene Unterweisung
• KI-Funktionen können je Mandant deaktiviert werden

Die Ergebnisse sind Entwürfe und ersetzen keine Gefährdungsbeurteilung durch fachkundige Personen im Sinne des § 5 ArbSchG.

Der Kunde kann pro Mitarbeiter externe Nachweise hochladen, etwa Führerscheine, Erste-Hilfe-Nachweise, Befähigungsnachweise oder Bescheinigungen über arbeitsmedizinische Vorsorge (nur Teilnahme-/Gültigkeitsbescheinigung, keine Befunde – vgl. § 11 AGB). Pro Dokument: Dokumenttyp, Ablaufdatum, Vorwarnzeit (Standard 30 Tage), Notiz.

Dokumente liegen in einem privaten, verschlüsselten Speicher und sind ausschließlich über zeitlich begrenzte signierte URLs für berechtigte Nutzer abrufbar. Eine tägliche Routine prüft Ablaufdaten und versendet Erinnerungen. Die Plattform prüft hochgeladene Dokumente nicht inhaltlich (vgl. § 11 Abs. 4 AGB).

• Willkommens- und Einladungs-E-Mails an Administratoren und Mitarbeiter (Anmeldelink zur Lernplattform)
• Fälligkeits-Erinnerungen 30 / 14 / 0 Tage vor Ablauf eines Pflichtkurses sowie bei Wiederholungszyklen
• Erinnerungen vor Ablauf hochgeladener Dokumente
• Benachrichtigung mit Link auf den Unterweisungsnachweis
• Sonderbenachrichtigungen (z. B. Deaktivierung, Änderung der E-Mail-Adresse)

Sämtliche Nachrichten sind transaktionale System-E-Mails ohne werbliche Inhalte (vgl. § 12 AGB).

• Compliance-Status je Mitarbeiter (ok / bald fällig / überfällig) und Unterweisungsmatrix
• Übersicht aller Kursfortschritte mit Filtern nach Bereich, Tätigkeit, Sprache
• Ablauf-Übersicht hochgeladener Dokumente, E-Mail-Protokoll
• Export von Listen als CSV und Nachweisen als PDF (auch für Berufsgenossenschaft und Aufsichtsbehörden)
• Support-Zugriff des Anbieters auf Mandantendaten nur über eine auditierte, freizugebende Lesezugriffsfunktion (Mandantenansicht); jeder Zugriff wird protokolliert und ist für den Kunden einsehbar

Über den Standardumfang hinaus können weitere Module gebucht werden, z. B. ein Modul zur Vor-Ort-Dokumentation bei Arbeiten mit Asbest (GefStoffV). Umfang und Preis ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot.

Die Workflow-Engine stellt intern konfigurierte, ausschließlich tokenbasiert oder per Signatur abgesicherte Endpunkte bereit (u. a. Einladungs-Mails, Fortschritts-Synchronisation, Erinnerungen, Dokumenten-Upload, Nachzuweisung von Kursen). Unsignierte Aufrufe werden verworfen.

Kundenseitige Eigenintegrationen (z. B. HR-Systeme) sind nicht Bestandteil dieser Leistungsbeschreibung und können individuell vereinbart werden (vgl. § 14 Abs. 4 AGB).

Die Speicherung der Plattformdaten (Datenbank, Dateien, Backups) erfolgt in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Einzelne Unterauftragnehmer (z. B. für die Auslieferung der Web-Anwendung, den E-Mail-Versand und KI-Funktionen) haben ihren Sitz außerhalb der EU; die jeweiligen Garantien nach Kapitel V DSGVO sind in Anlage 2 zum AVV ausgewiesen. Der Anbieter selbst hat seinen Sitz im Vereinigten Königreich, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht.

Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten der Kunden und Mitarbeiter, Zuordnungs- und Pflichtkursdaten, Kursfortschritte und Ergebnisse, Unterweisungsnachweise und Zertifikate, Praxisunterweisungen einschließlich Signaturen und optionaler Fotos, hochgeladene Dokumente, Gefährdungsbeurteilungen, E-Mail-Protokolle sowie System- und Sicherheitslogs. Alle Verbindungen sind verschlüsselt (TLS 1.2+), Daten werden verschlüsselt gespeichert; Mandanten sind auf Datenbankebene durch Row Level Security getrennt.

Der Anbieter stellt die Plattform im Rahmen der technischen und betrieblichen Möglichkeiten bereit. Eine bestimmte Verfügbarkeit oder spezifische Service Levels werden nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurden (vgl. § 15 AGB). Wartungsarbeiten erfolgen grundsätzlich außerhalb der regulären Geschäftszeiten; planbare längere Beeinträchtigungen werden angekündigt.

• Verschlüsselte Übertragung (TLS 1.2+) und Speicherung (AES-256)
• Rollen- und rechtebasiertes Zugriffskonzept, Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle administrativen Zugänge
• Mandantentrennung durch Row Level Security; getrennte Staging- und Produktivumgebung
• Unveränderbare Nachweise und versionierte Inhalte
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Aktionen; auditierter Support-Zugriff
• Tägliche verschlüsselte Backups mit zeitpunktgenauer Wiederherstellung
• Geschützte Code-Branches, automatisierte Tests, Freigabe vor jedem Produktiv-Deploy

Die vollständigen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) sind Anlage 1 zum AVV.

Nicht Bestandteil dieser Leistungsbeschreibung – und damit nicht der geschuldeten Leistung – sind insbesondere:

• Rechtliche Beratung in Fragen des Arbeitsschutzes oder des Datenschutzes
• Arbeitsmedizinische, sicherheitstechnische oder pädagogische Beratung
• Erstellung oder fachliche Freigabe von Gefährdungsbeurteilungen oder Betriebsanweisungen (der Assistent liefert Entwürfe)
• Durchführung praktischer Unterweisungen vor Ort (die Plattform dokumentiert sie nur)
• Kontrolle der inhaltlichen Richtigkeit hochgeladener Dokumente oder KI-generierter Entwürfe
• Bewertung des Lern- oder Prüfungserfolgs einzelner Personen
• Kundenseitige Hardware-, Netzwerk- oder Endgerätebetreuung

Der Anbieter ist berechtigt, die Plattform, ihre Funktionen und Benutzeroberflächen im Rahmen üblicher Produktentwicklung weiterzuentwickeln, sofern die wesentlichen Funktionen und der vereinbarte Leistungsumfang dadurch nicht beeinträchtigt werden (vgl. § 3 Abs. 4 AGB). Wesentliche Änderungen werden dem Kunden in Textform angekündigt; diese Leistungsbeschreibung wird dann aktualisiert und versioniert. Die jeweils gültige Version ist unter leistungsbeschreibung.sicherheitsunterweisung24.de abrufbar.